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ファイルがどこに在るのか分からない、そんなオフィスの効率化する

ファイル管理効率化のコンサルティング



オフィスのパソコン担当者の皆さまへ

オフィスのファイル管理、上手に出来ていますか?


  折角社内をネットワーク化して共有フォルダを利用するようにしても、「共有フォルダの何処に何のファイルが在るのか分らない」といった状況では成果は見込めません。
  ファイル管理の効率化は情報管理の効率化であり、オフィスの効率化に繋がりますので、

  必要な時に必要なファイルを容易に取り出せる仕組みを今回構築されてはいかがでしょうか?
  「ファイルが何処に在るのか分らない」といったことの起きる原因は「必要なファイルを上手く取り出せるほど、共有フォルダのファイルが整理整頓されていない」と、いった状況のためだと考えられます。
   そのためにこれを改善しようと、パソコン担当者の多くの方がファイルの整理方法を工夫されていますが、私たちは「オフィスのファイルの整理整頓が上手くできないのは、共有フォルダが整理整頓に向いていないためだと、考えています。
  不向きな道具は「労力の割に成果が伴わない」ものですが、これと同様に共有フォルダでファイルを整理整頓しようとしても、成果を伴わずに「何処に何が在るのか分らないとなる」といった、状態になってしまうと考えているのです。
  そのために、オフィスのファイル管理を効率化するには「共有フォルダ」に替えて「ファイルを整理整頓し易いソフト」を使うことが、一番の改善策と考えています。
ソフトメーカーが行う
ファイル管理のコンサルティング


  ところがここで問題が発生します。
  私たちはフォルダ型のソフトはファイルの整理整頓が苦手と考えていますが、世の中にはフォルダ型のファイルソフトしか存在しません。
  この場合には、ファイルの整理整頓に適したソフトが世の中には存在しないことになってしまいます。

  そこで、弊社ではファイルの整理整頓を目的にしたファイル管理ソフト『Kami技』を開発しました。
  これは従来のフォルダ型と違い、本棚の形をしたクライアント・サーバー型のソフトです。
  先ず、ネットワーク上の1台のパソコンをサーバーに仕立てて、ここに電子本棚の基となるデータベースをインストールします。
  続いてこれに接続したクライアントパソコンにソフトをインストールして、サーバーパソコンの電子本棚をクライアントパソコンから利用できるようにします。

  電子本棚は、ファイルの入った本を収めた本棚の集合体です。
  ここでは「本棚」と「本」を用いてファイルをカテゴリ別に分類します。こうすることで「見た目」と「操作感」の良さも手伝って、ファイルの所在が分からない第三者であっても、何処に何のファイルが入っているのかが容易に分かるようになるのです。

  またクライアント・サーバー型のためにファイルの共有や保全に優れています。
  特にファイルの整合性を保つ機能が秀でていて、誤って削除したり、上書きしたりしてもファイルを消失することはありません。

  『Kami技』は「使い方が簡単で業務に役立つ」との評価が高く、規模や業種を問わずに用いられています。
  実際にお使いいただいている大手企業様や大学、町工場から幼稚園様いった多様な業種のところで、「パソコンが苦手な方でも使える」とか、「もう、これがない業務が回らない」と、いわれるほど活躍しているのです。

  私たちはこの『Kami技』を5月よりフリーにしたことから、電子本棚システムの構築から運用支援、運用後のアフターフォローまでのコンサルティングを開始することができたのです。


コンサルティングの手順


  弊社のコンサルティングは、オフィスのファイル管理を効率化するために、「共有フォルダ」に替えて『Kami技』を使用するところから始めます。   そのために、以下の手順でコンサルティングを進めてまいります。
@『Kami技』管理担当者の選出
  社内のファイルが電子本棚に集約することから、ファイルが消失したり紛失したりすることのないよう、運用には管理担当者が必要になります。
  ただ、従来の共有フォルダのように専門知識を必要としないので、専門家を雇用したりアウトソースしたりする必要はありません。
  片手間で行える程度のボリュームですから、パソコンの達者なマネージャークラスの方が管理担当者に向いていると考えます。

Aサーバー機を決定
  電子本棚を入れるネットワーク上のサーバー機を決定します。
  サーバー機は Windows Server もしくはWindows7以上のProfessionalパソコンに限ります。(クライアントパソコンはWindows7以上であれば動作いたします。)

Bサーバー機にデータベースをインストール
  サーバー機に電子本棚のデータベースをインストールします。

Cクライアントパソコンに専用ソフトをインストール
  クライアントパソコンにクライアント用のソフトをインストールします。
  これによりクライアントパソコンから電子本棚を利用できるようになります。インストールするクライアントパソコンの数に制限はありませんが、同時に電子本棚を開くことのできるクライアントパソコンの数は5台に制限しています。
  この同時に電子本棚を利用できる台数を増やしたい場合は、1台当たりの16,000円(税込み)で増やすことができます。
※  電子本棚に接続可能なクライアントパソコンが100台あっても、同時接続が5台に満たないようなオフィスでは運用に支障を来すことはありません。

D電子本棚の設計
  次に必要なのは電子本棚の設計です
  まず、「共有したり管理したりする必要のあるファイル」を、部署ごとに決定します。
  そして、このファイルを後々第三者が利用しようとしたときに、電子本棚を見ただけでファイルの所在が分かるように整理整頓するには、どのような「本棚」と「本」が必要になるかを決定するものです。
  そしてこれの決定後は、各本棚にアクセスできる権限を使用者毎に決めます。

    管理すべきファイルの参考例
  • 対外的にやり取りしたファイル(見積書・議事録等)
  • 再活用が見込めるファイル(デザイン画・案内資料等)
  • 法律で保管が義務付けられているファイル(契約書等)
  • 社内管理ファイル(営業成績等)
アクセス権限の種類
  • 本棚を表示しない設定
  • 本棚に格納されたファイルを閲覧するだけで編集できない設定
  • 本棚に格納されたファイルを編集できる設定
E運用前の設定
  インストールが完了し、クライアントパソコンから電子本棚が利用できるようになると、今度は電子本棚の利用者を登録します。
  この利用者の登録を行わないと『Kami技』にログインできません。
  そのために『Kami技』を管理者権限で立ち上げて利用者のユーザー名とパスワードの登録を行います。
  次に電子本棚の中に、設計した本棚と本を作成して、各本棚のアクセス権限を使用者毎に設定します。
  最後に、サーバーパソコンが万が一故障した場合にファイルを消失することのないよう、電子本棚のデータを外部のストレージにバックアップする日時を設定します。

F使用者向けのコンセンサスを得るためのセミナー
  パソコンはパーソナル向けに開発された装置のためか、これを用いた法人では「パソコンは個人で自由に使って構わない」といった、プライベートユースと同様のパソコン文化が形成されることがあります。

  そのようなところに電子本棚を紹介すると、「何故、そんな面倒なことをしなければならないのか!」とか、「十分にファイルの管理をしている!」といった利用者の反発を買うことがあります。
  これは、プライベートユースと同様のパソコン文化を身に付けているために、「パソコンのことは自分で決める」との考え方が浸透しているためです。

  このような背景から、パソコン利用者の皆様が主体的に電子本棚にファイルを整理整頓するようになるように、コンセンサスを得るためのセミナーを行っています。

  会社のパソコンはプライベート用ではなく、社内の情報を処理するために導入したものです。使い方もプライベートパソコンとは異なります。
  ここには、顧客の個人情報や会社のノウハウなどの重要な情報が入ります。このような重要な情報の入ったパソコンを個人管理にするというのは、もともと出来ない相談です。
  もしも個人管理ということになると、会社の重要な情報をパソコン利用者の判断で流出させたり、他社に販売したりしても構わないことになってしまうからです。
  「情報の流出など、パソコン使用者のモラルを考えると行うはずがない」との考えは、「会社のリスク管理を社員のモラルに委ねる」となっている時点で、既に会社の方針に反しているのです。

  このような内容を伝え、社員の皆様に「ファイルを整理して、保管と共有を円滑にする」ことが、会社にとって不利益なことなのかどうかを改めて考えて貰います。
  そして各自が「会社の利益に繋がる業務を行って所得を得ていること」、「それが仕事であること」を理解した上で、会社が利益に繋がると考えて「電子本棚を用いる」との方針を出した際に、「従わない」との判断をするときの「根底にある考え方に誤りがないかどうか」を一緒に検証します。
  そして、社内におけるファイル整理の必要性と重要性を伝えてコンセンサスを得られるように努めるものです。

  このようなセミナーを経て、パソコン利用者のコンセンサスを得ることができたのなら、次は電子本棚の使い方の説明に入ります。
  操作指導を行うと、パソコン使用者の中にはファイルの整理整頓を負担に感じる人が現れます。
  その場合の多くは、その人が「パソコンの全てのファイルを、電子本棚に格納しなければならない」と考えてしまうところに因ります。
  ところが、各々のパソコンの中のファイルは殆どが参考データに過ぎず、電子本棚に格納すべき「管理が必要なファイル」はごく限られている場合が多く、実際の業務は負担が少なことを伝えます。

  またマネージャーには、部署ごとに「管理すべきファイル」が整理されているかどうかの定期的なチェックが必要であることを伝え、「根気よく担当者を指導することが、ファイルの整理整頓を定着させる方法」であることを伝えます。
  電子本棚に整理整頓したファイルは、1年、2年と経過すると、より重要な会社の情報資産となり、社内の情報(ファイル)管理を効率化さます。
  このことを、パソコン利用者に理解してもらい、ファイルの整理整頓の継続的な取り組みをお願いしています。

Gアフターフォロー
  パソコンは機械ですから、思わぬトラブルが発生することがあります。
  良くあるのが、「セキュリティ対策ソフトが勝手にアップデートしたタイミングで、クライアントパソコンとサーバーパソコンの接続が出来なくなってしまう」ことや、サーバーパソコンの入れ替え時に「データの移設方法が分からない」等といったことです。

  弊社では、『Kami技』を運用する上で発生する様々な問題解決の必要性から、皆さまの運用を支援するサポートセンターを開設しています。
  ここでは『Kami技』の操作指導に止まらず、多くの運用上の問題をインターネット経由のリモート操作により解決します。
  このサポートセンターの利用には年契約のサポートパックを購入する必要があります。
  初年度のみサポートセンターの利用費用は含まれていますが、2年目以降は購入する必要があります。
  金額は、クライアントパソコンの同時接続数が10台未満であれば、年間3万円で利用することができます。



電子本棚の頼りになるポイント


クライアント・サーバー型の電子本棚『Kami技』を導入して得られる4つのメリットについてご説明いたします



かんたん・使い易さが売りです

ファイル管理ソフトとしては異例の使い易さを実現しています。
「ワードやエクセルが上手く使えない、フォルダなんて知らない」、そんなパソコンが苦手な方も利用しています。

集約によりファイルの管理が容易になります

パソコン利用者各々が、ファイルを電子本棚に整理するようにします。
これにより、オフィスのファイルが電子本棚に集約するようになるので共有と管理が容易になります。

使用者毎に必要な本棚だけを表示します

使用者毎にその人に必要な本棚だけを表示します。これにより一人一人がシンプルで使い易い電子本棚を操作することができるようになります。

大切なファイルを消失させない仕組みがあります

誤ってファイルを削除したり、上書きしたりしても元のファイルを消失することがありません。
また、日時を決めておけば自動で外部のストレージにバックアップを行い、万が一の事態に備えます。

コンサルティング費用


オフィス効率化のコンサルティング
コンサルティング費用、25万円

コンサルティングは以下の項目を含みます
  1. 電子本棚型クライアント・サーバーシステムの構築
      ※ソフト本体、インストール、設定費用は込みですが、ネットワーク関係の工事や設定は含みません。
  2. 電子本棚の設計
  3. 社内のコンセンサスを得るためのセミナー開催
  4. 『Kami技』の操作指導
  5. 運用定着のためのマネージャー指導
  6. サポートセンターによる継続的な運用支援、トラブル対応(1年間)
この仕組みによる成果が見込めない場合には、全額返金いたします!

  コンサルティンの費用は、一事業所ごとに一律25万円です。
  クライアントパソコンの台数が多い場合には、その事業所のパソコン担当者の方にインストールをお願いすることもありますし、遠方のお客様ではインターネットを用いたテレビ会議やリモート操作によるコンサルティングを行うといった工夫により、25万円でファイル管理の効率化を成し遂げるように努めます。
  この金額を超えてしまう可能性がある場合には、予めお客様に申し出て判断を仰ぎますのでコンサルタント費用が超過することはありません。

  そして、運用を始めて「成果が見込めない」とご判断をされた場合には、全額返金いたします。

ファイル管理の効率化は、オフィスの効率化に繋がります

トヨタ自動車では、1秒の作業時間の短縮を1円の節約と考えるそうです。
私達もファイルを探す時間を節約しましょう!
また、『Kami技』はペーパーレスに適していますので、省エネ・省スペースを容易に実現します
さぁ、オフィスを効率化しましょう!

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フリーダイヤル 0120-561-861
 TEL 055-280-5085
オフィス効率化コンサルタント係