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ファイルがどこに在るのか分からない、そんなオフィスの効率化する ファイル管理効率化のコンサルティング
オフィスのパソコン担当者の皆さまへ オフィスのファイル管理、上手に出来ていますか?
折角社内をネットワーク化して共有フォルダを利用するようにしても、「共有フォルダの何処に何のファイルが在るのか分らない」といった状況では成果は見込めません。
そのためにこれを改善しようと、パソコン担当者の多くの方がファイルの整理方法を工夫されていますが、私たちは「オフィスのファイルの整理整頓が上手くできないのは、共有フォルダが整理整頓に向いていないためだと、考えています。
ファイル管理のコンサルティング
ところがここで問題が発生します。 私たちはフォルダ型のソフトはファイルの整理整頓が苦手と考えていますが、世の中にはフォルダ型のファイルソフトしか存在しません。 この場合には、ファイルの整理整頓に適したソフトが世の中には存在しないことになってしまいます。
続いてこれに接続したクライアントパソコンにソフトをインストールして、サーバーパソコンの電子本棚をクライアントパソコンから利用できるようにします。 電子本棚は、ファイルの入った本を収めた本棚の集合体です。 ここでは「本棚」と「本」を用いてファイルをカテゴリ別に分類します。こうすることで「見た目」と「操作感」の良さも手伝って、ファイルの所在が分からない第三者であっても、何処に何のファイルが入っているのかが容易に分かるようになるのです。 またクライアント・サーバー型のためにファイルの共有や保全に優れています。 特にファイルの整合性を保つ機能が秀でていて、誤って削除したり、上書きしたりしてもファイルを消失することはありません。
私たちはこの『Kami技』を5月よりフリーにしたことから、電子本棚システムの構築から運用支援、運用後のアフターフォローまでのコンサルティングを開始することができたのです。 コンサルティングの手順
弊社のコンサルティングは、オフィスのファイル管理を効率化するために、「共有フォルダ」に替えて『Kami技』を使用するところから始めます。 そのために、以下の手順でコンサルティングを進めてまいります。 @『Kami技』管理担当者の選出
Aサーバー機を決定 電子本棚を入れるネットワーク上のサーバー機を決定します。 サーバー機は Windows Server もしくはWindows7以上のProfessionalパソコンに限ります。(クライアントパソコンはWindows7以上であれば動作いたします。) Bサーバー機にデータベースをインストール サーバー機に電子本棚のデータベースをインストールします。 Cクライアントパソコンに専用ソフトをインストール クライアントパソコンにクライアント用のソフトをインストールします。 これによりクライアントパソコンから電子本棚を利用できるようになります。インストールするクライアントパソコンの数に制限はありませんが、同時に電子本棚を開くことのできるクライアントパソコンの数は5台に制限しています。 この同時に電子本棚を利用できる台数を増やしたい場合は、1台当たりの16,000円(税込み)で増やすことができます。 ※ 電子本棚に接続可能なクライアントパソコンが100台あっても、同時接続が5台に満たないようなオフィスでは運用に支障を来すことはありません。 D電子本棚の設計
管理すべきファイルの参考例
インストールが完了し、クライアントパソコンから電子本棚が利用できるようになると、今度は電子本棚の利用者を登録します。 この利用者の登録を行わないと『Kami技』にログインできません。 そのために『Kami技』を管理者権限で立ち上げて利用者のユーザー名とパスワードの登録を行います。 次に電子本棚の中に、設計した本棚と本を作成して、各本棚のアクセス権限を使用者毎に設定します。 最後に、サーバーパソコンが万が一故障した場合にファイルを消失することのないよう、電子本棚のデータを外部のストレージにバックアップする日時を設定します。 F使用者向けのコンセンサスを得るためのセミナー パソコンはパーソナル向けに開発された装置のためか、これを用いた法人では「パソコンは個人で自由に使って構わない」といった、プライベートユースと同様のパソコン文化が形成されることがあります。
このような背景から、パソコン利用者の皆様が主体的に電子本棚にファイルを整理整頓するようになるように、コンセンサスを得るためのセミナーを行っています。 会社のパソコンはプライベート用ではなく、社内の情報を処理するために導入したものです。使い方もプライベートパソコンとは異なります。 ここには、顧客の個人情報や会社のノウハウなどの重要な情報が入ります。このような重要な情報の入ったパソコンを個人管理にするというのは、もともと出来ない相談です。 もしも個人管理ということになると、会社の重要な情報をパソコン利用者の判断で流出させたり、他社に販売したりしても構わないことになってしまうからです。 「情報の流出など、パソコン使用者のモラルを考えると行うはずがない」との考えは、「会社のリスク管理を社員のモラルに委ねる」となっている時点で、既に会社の方針に反しているのです。
このようなセミナーを経て、パソコン利用者のコンセンサスを得ることができたのなら、次は電子本棚の使い方の説明に入ります。 操作指導を行うと、パソコン使用者の中にはファイルの整理整頓を負担に感じる人が現れます。 その場合の多くは、その人が「パソコンの全てのファイルを、電子本棚に格納しなければならない」と考えてしまうところに因ります。 ところが、各々のパソコンの中のファイルは殆どが参考データに過ぎず、電子本棚に格納すべき「管理が必要なファイル」はごく限られている場合が多く、実際の業務は負担が少なことを伝えます。 またマネージャーには、部署ごとに「管理すべきファイル」が整理されているかどうかの定期的なチェックが必要であることを伝え、「根気よく担当者を指導することが、ファイルの整理整頓を定着させる方法」であることを伝えます。 電子本棚に整理整頓したファイルは、1年、2年と経過すると、より重要な会社の情報資産となり、社内の情報(ファイル)管理を効率化さます。 このことを、パソコン利用者に理解してもらい、ファイルの整理整頓の継続的な取り組みをお願いしています。 Gアフターフォロー
弊社では、『Kami技』を運用する上で発生する様々な問題解決の必要性から、皆さまの運用を支援するサポートセンターを開設しています。 ここでは『Kami技』の操作指導に止まらず、多くの運用上の問題をインターネット経由のリモート操作により解決します。 このサポートセンターの利用には年契約のサポートパックを購入する必要があります。 初年度のみサポートセンターの利用費用は含まれていますが、2年目以降は購入する必要があります。 金額は、クライアントパソコンの同時接続数が10台未満であれば、年間3万円で利用することができます。 電子本棚の頼りになるポイント
クライアント・サーバー型の電子本棚『Kami技』を導入して得られる4つのメリットについてご説明いたします
コンサルティング費用
コンサルティングは以下の項目を含みます
この仕組みによる成果が見込めない場合には、全額返金いたします!
コンサルティンの費用は、一事業所ごとに一律25万円です。 クライアントパソコンの台数が多い場合には、その事業所のパソコン担当者の方にインストールをお願いすることもありますし、遠方のお客様ではインターネットを用いたテレビ会議やリモート操作によるコンサルティングを行うといった工夫により、25万円でファイル管理の効率化を成し遂げるように努めます。 この金額を超えてしまう可能性がある場合には、予めお客様に申し出て判断を仰ぎますのでコンサルタント費用が超過することはありません。 そして、運用を始めて「成果が見込めない」とご判断をされた場合には、全額返金いたします。
お問い合わせ
お気軽にお問い合わせ下さい フリーダイヤル 0120-561-861
TEL 055-280-5085 オフィス効率化コンサルタント係 |